Trinn 4 – Sunn økonomi er grunnmuren der du bor

Det anbefales minimum kr 15 000,- per enhet i disponible midler. Disse midlene skal dekke den daglige driften av borettslaget eller sameiet, og det må være tatt høyde for at en del kostnader faktureres periodisk, for eksempel forsikring, kabel-tv, kommunale utgifter og så videre. Disponible midler viser midlene som er til rådighet for borettslaget eller sameiet. Disponible midler kommer frem i Bonabo under «nøkkeltall».

Det blir foretatt en internkontroll som påser at korrekt informasjon er registrert. Betaling av leverandørfaktura skjer på forfallsdato etter godkjenning fra styret.

Kjøper eller oppgraderer borettslaget eller sameiet anleggsmidler for mer enn kr 50 000,- , skal kostnaden aktiveres og kan deretter avskrives over anleggsmidlets levetid (det benyttes andre regnskapsprinsipper der borettslaget eller sameiet er skattepliktig). Anleggsmidler er eiendeler bestemt til varig eie eller bruk.

Eksempelvis vil et borettslag eller sameie som kjøper en traktor til kr 100 000,- måtte betale kjøpesummen med en gang (og vil få redusert likviditeten med kr 100 000,-), men i regnskapet vil dette med en årlig lineær avskrivning over 10 år kun komme som kostnad med kr 10 000,- årlig i 10 år. Etter 10 år vil ikke denne traktoren være i selskapets regnskap lenger, uavhengig av om selskapet fremdeles eier den eller ikke.

Aktivering har en direkte sammenheng med anleggsmidler som skal avskrives. Om borettslaget eller sameiet ikke eier, vil det ikke fremkomme noe i regnskapet. I sameier er det seksjonseierne som eier bygget og dette er ikke balanseført i regnskapet. Dersom det tilkommer nye bygg/tilbygg skal disse kostnadsføres i sin helhet. Disse skal ikke aktiveres og avskrives.

Ved bruk av andre betalingstjenester for innkreving slik som Vipps er det viktig å være klar over at styret har et dokumentasjonskrav etter forskrift om bokføring. Dette dokumentasjonskravet gjelder når det ikke er utstedt en faktura. Styret må i slike tilfeller registrere og dokumentere sitt salg. 

Arbeider som medfører at en formues gjenstand, for eksempel en bygning, får en bedre standard enn tidligere, vil normalt være en påkostning. Det er også en påkostning dersom anleggsmiddelet endres til en annen stand, for eksempel om man river en vegg for å få et større fellesrom (dette er ikke vedlikehold, men påkostning). Det er ikke avgjørende om arbeidene fører til verdistigning av anleggsmiddelet (mange former for vedlikehold vil også innebære verdistigning). Påkostning av bygg blir ikke avskrevet, men vil være en stillestående verdiøkning av byggets verdi i balansen.

Dersom det gjøres rehabilitering/påkostning i et sameie skal dette kostnadsføres i sin helhet (ref. avsnitt over vedr. aktivering).

Vedlikehold er arbeider som utføres for å bringe formuesgjenstanden tilbake i den stand den var tidligere, men kan likevel innebære en økning av standard ved at det brukes materialer som er bedre enn tidligere. Vedlikehold blir kostnadsført direkte i resultatregnskapet. Dersom du er i tvil om et tiltak regnes som en påkostning eller et vedlikeholdstiltak, ta kontakt med din kundeansvarlige i Usbl.

Ved refusjon av utlegg som borettslaget eller sameiet har relatert til forsikringssaker, må styret være påpasselig med å angi at fakturaen gjelder forsikringsskade (gjerne også påføre skadenummeret) når fakturaen godkjennes.

Hvis du i et borettslag eller sameiet har flere typer bygg, som for eksempel 4-mannsboliger og rekkehus, kan du få spesifisert regnskap for inntekter og kostnader for de ulike type byggene. Prosjektregnskap kan utarbeides for ulike type prosjekter innenfor blant annet rehabilitering. Dette er tilleggstjenester som Usbl tilbyr.

Styret i borettslaget eller i sameiet skal hver høst utarbeide og vedta budsjett for påfølgende år. Kundeansvarlig sender over et budsjettutkast som styret jobber videre med. Budsjettet skal hensynta kjente kostnader, planlagte større arbeid og innkjøp. Videre må styret vurdere nivået på felleskostnadene sett opp mot borettslaget eller sameiets utgifter og eventuelle lån.

Regnskapet er fordelt på konti for at det skal gi best mulig informasjonsverdi for brukerne. Kontoplanen gir en oversikt over de ulike kontoene som benyttes i regnskapsføringen. Disse kontoene blir hovedsakelig delt inn i 8 kontoklasser:

1. Eiendeler, selskapets eiendeler: biler, eiendom, bankinnskudd, kundefordringer etc.
2. Egenkapital og gjeld, dokumenterer hvordan eiendelene er anskaffet
3. Innkrevde felleskostnader og andre inntekter
4. Varekostnad, varekjøp, alt som kjøpes for videresalg
5. Lønnskostnader, kostnader med ansatte
6. Andre driftskostnader, alle kostnader relatert til driften (vedlikehold), husleie strøm, telefon, etc.
7. Andre kostnader, vedlikehold bil, parkering, annonsekostnader, forsikring og møtevirksomhet etc.
8. Finansinntekter og finanskostnader, renter og gebyrer på lån eller bankinnskudd

Klasse 1 og 2 utgjør balansen, mens klasse 3 til 8 er selve resultatføringen for det aktuelle året. Balansen er utformet gjennom tid fra oppstart og til nåtid, og gir et bilde av hvordan den økonomiske situasjonen til selskapet har utviklet seg. For å kunne følge med på selskapets regnskap er det viktig å sette seg inn i kontoplanen som Usbl benytter. 

Kontoplan

Her kan du laste ned hele kontoplanen. 

All utbetaling av lønn skal gå via Usbl’s lønningskontor. Lønn utbetales den 15. i hver måned forutsatt at underbilag (dvs. timelister etc.) innleveres til Usbl den 1. i hver måned. Egne honorarer gjelder for lønnskjøring.

I henhold til borettslovens § 8-4 og eierseksjonlovens § 55 skal honorar til styret bevilges av årsmøte. Styret kan ikke bevilge sitt eget honorar. Eget styrehonorarskjema fylles ut før innsendelse og signering i Bonabo. Kundeansvarlig kontrollerer mot signert årsmøteprotokoll, og leverer til lønningskontoret for utbetaling. Vær nøye med å fylle ut alle blanke opplysningsfelt (navn, personnummer og kontonummer).

Det følger av skattebetalingsloven § 5, bokstav b at styrehonorar alltid skal betraktes som skattepliktig personlig inntekt og utbetales som lønn.

Arbeidsavtale må foreligge, uansett om det gjelder fast eller midlertidig ansettelse. Avtalen sendes til lonn@usbl.no. 

Ved alle typer avtaler som gjøres mellom borettslaget eller sameiet og ansatte, må det komme klart fram antall timer per uke eller arbeidstidsprosent. Forslag til «Arbeidsavtale» finner du i Bonabo. 

Ved utbetaling av timelønn, overtid eller diverse lønn skal «Timeliste» benyttes. Skjema for «Timeliste» finnes i Bonabo. Timeliste sendes til lonn@usbl.no.

Styret har det formelle ansvaret for å rapportere rabatter, gaver og andre ytelser. På bakgrunn av dette må styret opplyse regnskapsfører om bruk av tredjepartsrabatter og bonus i forbindelse med ytelser til styremedlemmer.

Styret må også opplyse om eventuelle private overtakelser av utstyr som opprinnelig var kjøpt inn til styret. Denne type ordninger følger skattebergningsreglene for naturalytelser til ansatte, som også omfatter regler om forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Det skal i tillegg til lønnsskjema for utbetaling, vedlegges kopi av styrevedtaket som bekrefter godtgjørelsen

Styreleder må kontrollere at sykmeldingen er registrert i Altinn, og sende dokumentasjon (pdf) til lønningskontoret på e-post lonn@usbl.no, eller per post, fortløpende under sykefraværet. Fødselsnummeret må utelates i forsendelsen av hensyn til GDPR.

Styreleder må gi beskjed om arbeidsgiver forskutterer lønn under hele sykdomsperioden eller kun i arbeidsgiverperioden på 16 dager.

Usbl sender inn inntektsopplysninger til NAV.

Styreleder må kontrollere at driftsbankkontonummeret er registrert hos NAV. Klikk på alle skjemaer, og søk opp Bankkontonummer for refusjoner fra NAV til arbeidsgiver.

Den sykmeldte må sende søknad om sykepenger i Ditt NAV.

Engangsutbetaling inntil kr 1 000,- er skatte- og oppgavefritt, men må alltid føres som lønn, fordi det medfører arbeidsgiveravgift.

Møtegodtgjørelse utbetales som honorar.

Gaver inntil kr 5 000,- er skattefritt, men kun for ansatte og styremedlemmer. Ved jubileer eller andre spesielle anledninger for ansatte, gjelder egne satser på gaver.

Utlegg for elektronisk kommunikasjon: Mobil, telefon, internett og lignende i forbindelse med styrearbeid kan refunderes i henhold til styrevedtak, etter gjeldende regler.

Skattedirektoratet har i brev av 12.09.2008 uttalt at utskrift av eFaktura kan godkjennes som originalbilag når denne leveres sammen med betalingsbilag som kvitteringsliste, kontoutskrift eller kvitteringsoblat.

Når arbeidstaker får dekket elektroniske kommunikasjonstjenester av arbeidsgiver, skal fordelen verdsettes til kroner 4 392,- per år. Det er en forutsetning for slik sjablonbeskatning at arbeidstaker har tilgang til tjenestene utenfor ordinær arbeidssituasjon og at arbeidstaker har tjenstelig behov for kommunikasjonstjenestene.

Kroner 4 392,- per år skattlegges uansett om arbeidsgiver dekker en eller flere kommunikasjonstjenester.

Refusjon: Når abonnementet står i arbeidstakers navn og arbeidstaker får refundert utgiftene etter bilag, gjelder også kroner 4 392,- per år. Originalbilag må leveres. I slike tilfeller skal imidlertid fordelen begrenses til det refusjonsbeløpet som arbeidstaker har mottatt, men kun opptil kroner 4 392,-. Refusjon over beløpet er skattefritt.

Beredskapstelefoner faller inn under skatteplikten dersom de benyttes utenom ordinær arbeidssituasjon. Når arbeidstaker er i beredskap, anses vedkommende å være utenfor ordinær arbeidssituasjon. Kontakt lønningskontoret i Usbl ved ytterligere spørsmål om regelverket av elektroniske tjenester.

Alle andre utbetalinger enn styrehonorar medfører fakturering, da det ansees som tilleggstjeneste. Lønnsutbetaling/forskudd utenom lønnskjøring blir belastet med et gebyr i henhold til gjeldende prisliste.

For at alle typer utbetalinger via lønningskontoret i Usbl kan foretas, må alle relevante opplysninger på lønnsmottageren være levert lønningskontoret.