Hopp til hovedinnhold

Trinn 4 – Sunn økonomi er grunnmuren der du bor

Styret er, som tidligere nevnt, ansvarlig for at det føres regnskap for borettslaget eller sameiet.

Som forretningsfører utfører vi denne jobben for borettslaget og sameiet. Styret er allikevel ansvarlig for regnskapet, og gjennom året innebærer dette blant annet følgende:

  • Løpende attestere og godkjenne fakturaer
  • Gjennomgå halvårs- og årsregnskap og signere på årsregnskapet
  • Vurdere og vedta eventuelle endringer av felleskostnader
  • Utarbeide og vedta budsjett

På denne siden følger nærmere informasjon som kan hjelpe styret i dette arbeidet.

Faktura

Bilagsbehandling skal alltid være i henhold til gjeldende lovverk. Grunnlag for at regnskapsavdelingen i Usbl skal kunne foreta en utbetaling på vegne av borettslaget eller sameiet vil være en faktura eller regning som er anvist av selskapets godkjennere (2 personer). Hvem som er godkjennere/anvisere blir bestemt av styret på konstituerende styremøte. Denne informasjonen blir lagret av Usbl og håndtert ut fra hva styret blir enige om på møtet.

En faktura skal inneholde organisasjonsnummer, firmanavn, adresse og bankkontonummer. I tillegg må det fremkomme hva som er kjøpt. Ved tilfeller der det er vanskelig for regnskapsansvarlig å se hva som er kjøpt, anbefales det at styret orienterer om det, samt formålet med kjøpet. Styret er pliktig til å påse at Usbl mottar fakturaer direkte fra leverandørene. Den sikreste løsningen er om leverandørene benytter EHF format ved oversendelse av fakturaer. Eventuelt kan fakturaene også sendes per e-post til faktura@usbl.no eller per post til:

Borettslagets/sameiets navn
Borettslagets/sameiets organisasjonsnummer
Postboks 2740
7439 Trondheim

Regler for faktura via e-post

  • Kun én faktura per e-post.
  • Faktura legges med som vedlegg i e-posten, og vedlegget må ha filtype pdf eller tiff
  • Maksimal størrelse på vedlegget er 2MB.
  • Benytt kun originalfaktura, ikke betalingsvarsel. Betalingsvarsel vil bli filtrert ut uten varsel til styret.
  • Eventuelle underlag til faktura må legges inn i samme dokument som fakturaen
  • Vedleggets filnavn må ikke inneholde «æøå».
  • Det er IKKE mulig å slå sammen flere filer i en zip-fil eller at et pdf-dokument inneholder flere faktura.
  • Teksten i e-posten blir ikke lest manuelt, og det er ikke mulig å gi beskjeder i e-posten
  • Innsender får bekreftelse på e-post på mottatt faktura.

Oppsummert er dette en løsning hvor du enkelt kan sende enkeltstående faktura på e-post til Usbl som forretningsfører.

Godkjenning av fakturaer i Portalen

  • Det skal legges inn kommentar om hva fakturaen omhandler. Dette gjør det enklere for Usbl å forstå innkjøpet og sikre en korrekt bokføring i regnskapet.
  • Styret kan foreslå kontonummer i kommentarfeltet, men det er Usbl som foretar den endelige beslutningen.
  • Oppdages det at fakturaene i Portalen har feil eller mangler, må styret selv ta kontakt med leverandør
  • Ved etterlysning av en spesifikk faktura må styret ta kontakt med leverandør og få den til Fakturamottaket.
  • Styret er selv ansvarlig for å godkjenne fakturaer fortløpende.
  • I tilfeller der styret kun godkjenner en del av fakturaen, skal kreditnota fra leverandør fremskaffes.
  • Personlige utlegg registreres i Portalen i eget utleggsskjema, ikke som en faktura.

Utleggsskjema

  • I tilfeller der styremedlemmer eller andre beboere foretar innkjøp fra egne midler må refusjonen fremkomme av et utleggsskjema. Dette skjemaet fylles ut av styret i Portalen under menyen "Utlegg".
  • Faktura skal benyttes der det er mulig. For utlegg ved bruk av egen bil skal skjema for kilometergodtgjørelse benyttes. Bensinutlegg er ikke tillatt. Anbefalt øvre beløpsgrense på kontantutlegg i forhold til hvitvaskingsloven, kr 10 000.

Kostnader ut godkjenning

Leverandørfakturaer relatert til målerrelaterte leveranser, forretningsførsel med tilleggsavtaler, fast revisjonskostnad, forsikringspremier og eventuelle egenandeler ved skade, renter og avdrag på lån, utlegg knyttet til inndrivelse av selskapets krav, skatter, samt offentlige avgifter, remitteres på forfall uten kundens godkjenning.

Oversende kopi av styremøtereferat til Usbl

Usbl ønsker kopi av alle styremøtereferater, og må ha kopi av alle referat som vedrører større innkjøp/prosjekter, godkjenning av årsregnskapet og vedtatt budsjett. Dette gjøres enkelt ved å gjøre styrereferatet tilgjengelig for forretningsfører i Portalen.

Regnskap

Disponible midler (arbeidskapital)

Betalingsrutiner

Aktivering

Alternative betalingstjenester

Påkostning

Vedlikehold

Utlegg forsikringsskade

Avdelings- og prosjektregnskap

Budsjett

Innføring i kontoplanen

Regnskapet er fordelt på konti for at det skal gi best mulig informasjonsverdi for brukerne. Kontoplanen gir en oversikt over de ulike kontoene som benyttes i regnskapsføringen. Disse kontoene blir hovedsakelig delt inn i 8 kontoklasser:

  1. Eiendeler, selskapets eiendeler: biler, eiendom, bankinnskudd, kundefordringer etc.
  2. Egenkapital og gjeld, dokumenterer hvordan eiendelene er anskaffet
  3. Innkrevde felleskostnader og andre inntekter
  4. Varekostnad, varekjøp, alt som kjøpes for videresalg
  5. Lønnskostnader, kostnader med ansatte
  6. Andre driftskostnader, alle kostnader relatert til driften (vedlikehold), husleie strøm, telefon, etc.
  7. Andre kostnader, vedlikehold bil, parkering, annonsekostnader, forsikring og møtevirksomhet etc.
  8. Finansinntekter og finanskostnader, renter og gebyrer på lån eller bankinnskudd

Klasse 1 og 2 utgjør balansen, mens klasse 3 til 8 er selve resultatføringen for det aktuelle året. Balansen er utformet gjennom tid fra oppstart og til nåtid, og gir et bilde av hvordan den økonomiske situasjonen til selskapet har utviklet seg. For å kunne følge med på selskapets regnskap er det viktig å sette seg inn i kontoplanen som Usbl benytter. Komplett kontoplan ligger i Portalen.

Klikk på bilde for forstørrelse 🔎

Kontoplan

Her kan du laste ned hele kontoplanen. Du finner også en komplett kontoplan i Portalen.

 

Lønn og godtgjørelse

Styret er valgt til å forvalte fellesskapets interesser. Styrehonorar fastsettes av årsmøtet/generalforsamlingen. Andre godtgjørelser/utgifter kan bestemmes av styret, men det er viktig å vurdere hva slags utgifter man pålegger fellesskapet.

Styret skal ivareta borettslagets/sameiets interesser og passe på at det ikke utøves forskjellsbehandling. God styreskikk er å utøve styrevervet med basis i åpenhet, redelighet og på en ansvarlig måte.

Styremedlemmer behandles skattemessig på samme måte som ansatte. Eiere som ikke sitter i styret er ikke å betrakte som ansatte.

Gaver til andre enn styret er ikke skattepliktig dersom det anses som en oppmerksomhetsgave av begrenset verdi. F.eks en blomsterbukett.

Hovedregelen er at alle fordeler arbeidstaker/styremedlem får er skattepliktig, men det finnes unntak. Det som er viktig å vurdere er om ytelsen er riktig i forhold til bruk av fellesskapets midler. Styret kan ikke misbruke sin posisjon og den tillit som er gitt dem via styrevervet.

Gaver til styret/ansatte må godkjennes av styret og protokollføres.

Lønnsutbetalinger

Utbetaling av styrehonorar

Styrehonorar til selvstendige næringsdrivende

Ansettelser

Timelønn og overtid

Honorar eller andre lønnsgodtgjørelser

Skatt- og oppgavefri utbetaling

Kilometergodtgjørelse

Hjemmekontor

Møtegodtgjørelse

Gaver

Telefon og andre elektroniske tjenester

Gebyr

Lønnsopplysninger

Merknader

Individualisering av fellesgjeld (IN)

  • I borettslag inngår långiver avtale om sidestilt sikkerhet i forhold til de eierne som foretar ekstraordinære innbetalinger.
  • Felleskostnadene (husleien) splittes slik at det tydeliggjør eierens kapitalkostnader. Borettslaget har ikke anledning til å gi fritak for felleskostnader til eierne for den del av felleskostnadene som benyttes til betaling av renter og avdrag på lån omfattet av IN-avtalen.
  • Borettslaget kan ikke benytte disponible midler til ekstraordinær nedbetaling av lån tilknyttet IN-avtalen.
  • Eierne gis anledning til å innbetale gjennom IN-ordningen 2 ganger per år, medio mars og medio september. Minimum innbetaling er i henhold til avtalen kr 100 000,- og innbetaling må skje til særskilt konto senest 14 dager før terminforfall.
  • Ved ønske om innfrielse av sin andel fellesgjeld må Usbl kontaktes i god tid, for å inngå avtale om dette, og faktura for denne innbetalingen vil bli utstedt eier.
  • En IN-avtale innebærer en mer korrekt avregning i henhold til innbetaling fra eierne og innbetaling til bank ved ordinært forfall. Dette på grunn av at det produseres felleskostnader ved hvert kvartal, og ikke 6 måneder som ved et ordinært lån. Renteendringer vil bli hensyntatt hvert kvartal.
  • Eier får en god oversikt over hva som blir innbetalt ved ordinære låneforfall i form av presisering av renter og avdrag på giro for felleskostnader.

Usbl’s arbeid knyttet til IN-ordningen faktureres etter til enhver tids gjeldende prisliste.

Eierne vil merke følgende endringer på mottatte giroer:

  • Det vil bli sendt ut giroer for 3 måneder av gangen (tidligere 6).
  • Nedkvittering/IN-innbetaling vil gi eier en reduksjon i kapitalkostnadene. For eksempel vil en ved full innfrielse få full reduksjon både på avdrag og renter, slik at sum kapitalkostnader for lånet vil være kr 0,- per måned.
  • De vil ikke bli varslet om endringer som vedrører kapitalkostnader.
  • Eiere som har lån vil årlig motta en avregning mellom innbetalt a konto beløp og reelle lånekostnader.

Usbl tilbyr en lignende ordning for boligsameier.

Garanterte felleskostnader - din økonomiske trygghet

Forskuttering av felleskostnader

Forskuttering av ubetalte felleskostnader innebærer at borettslaget eller sameiet får utbetalt summen av de månedlige felleskostnadene, både drifts- og kapitalkostnader, på en fastsatt dato hver måned.

Fordeler for borettslaget eller sameiet og de som bor der:

  • Bedrer borettslagets eller sameiets økonomi. Styret slipper å sette opp felleskostnadene som følge av at noen eiere ikke betaler felleskostnader.
  • Bidrar til økt handlefrihet for borettslaget eller sameiet. Styret vet til enhver til når inntektene godskrives konto.
  • Styremedlemmer slipper å ta stilling til naboens eventuelle økonomiske problemer.

Sikring av felleskostnader

Sikring av felleskostnader er en ordning hvor eierne er sikret mot å bli ansvarlig for naboens felleskostnader, etter nærmere regler. Dersom en eier ikke betaler felleskostnadene sine, må boligen selges og vi dekker de uteblitte felleskostnadene som borettslaget eller sameiet ikke får dekket via salget.

Gir økt trygghet for eierne. Andre eiere risikerer ikke å måtte legge ut for naboens felleskostnader.

Sikring mot tap av fremtidige felleskostnader gir økt trygghet for borettslaget eller sameiet og kan ha en positiv effekt på markedsverdien til boligene i borettslaget eller sameiet.

Hvem kan benytte seg av tjenestene?

Alle borettslag og sameier som er tilknyttet Usbl er sikret og de øvrige som blir forvaltet av Usbl kan søke om sikring. Borettslag som søker om sikring, kan ikke ha over 75 % fellesgjeld, og ellers må bestemmelsene i borettslagsloven være oppfylt. For boligsameier gjelder egne regler. Sikringens administrasjon foretar en individuell vurdering av alle borettslag og sameier som søker om sikring for å sjekke om de overholder sine retningslinjer.

Hva blir dekket ved tap?

Dersom en eier utelater å betale sine felleskostnader i en periode, må boligen selges. Sikringsordningen kan dekke borettslagets eller sameiets tap utover det borettslaget eller sameiet får dekket via salget. Tjenestene vil kunne gi dere som borettslag og sameie større forutsigbarhet over likviditeten, samt sikre eierne mot manglende innbetalinger fra andre eiere.

Administrasjon av felleskostnader

Administrasjon av felleskostnadene til Usbl’s kunder håndteres av finansieringsforetaket Klare Finans AS. Usbl skal kontaktes når det gjelder endringer av felleskostnader eller andre forhold som gjelder den daglige forretningsførselen av borettslaget eller sameiet. Purringer vil bli sendt ut fra Klare Inkasso AS, som er innkrevingsdelen av Klare Finans AS.

Inkassosakens gang

Informasjon om inkassosakens gang finner man ved å besøke Klare inkasso sin hjemmeside. Her er det også mulig å benytte en selvbetjeningsportal ved behov.

For mer informasjon, ta kontakt med din kundeansvarlig i Usbl.