Trinn 2 – Sett deg inn i styrets oppgaver
Styrets ansvar er definert i borettslagsloven §§ 8-8 jf. 8-9 (for borettslag) og eierseksjonsloven §§ 57 og 58 (for eierseksjonssameier).
Styrets ansvar er definert i borettslagsloven kapittel 8 og eierseksjonsloven kapittel 7.
Generalforsamlingen/årsmøte (heretter kalt årsmøtet) har gitt styret rett og plikt til å sørge for den daglige driften av borettslaget eller sameiet, og dere som sitter i styret forvalter på vegne av eierne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler.
Årshjulet nedenfor oppsummerer noen av de viktigste oppgavene og hendelsene som du som styrerepresentant i ditt borettslag eller sameie står overfor gjennom året. Noen av oppgavene kommer fast innenfor de ulike årstidene som beskrevet, mens andre har vi valgt å legge til disse årstidene for å hjelpe dere med å spre oppgavene ut gjennom året, eller fordi de naturlig henger sammen med andre oppgaver i hver periode.
I tillegg har vi beskrevet to løpende oppgaver som gjøres kontinuerlig. Dette er HMS-oppfølging og fakturahåndtering.
Alle borettslag og sameier er underlagt forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, til daglig kalt Internkontrollforskriften. Dette innebærer at styret er pålagt å ha et HMS-system de må jobbe systematisk med. Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslag og sameier planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten sin i samsvar med de krav somer fastsatt i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS).
Styret skal sørge for at det drives forsvarlig vedlikehold av selskapets eiendom, og har ansvar for å vedta budsjett og fastsette felleskostnader. Styret gjennomgår og godkjenner regnskapet, skriver styrets årsmelding og forbereder og innkaller til årsmøte. Styret er også arbeidsgiver for borettslagets eller sameiets eventuelle ansatte, som for eksempel vaktmestere.
Styret godkjenner overdragelser av andeler/seksjoner, samt påser at husordensreglene og vedtekter følges. I den forbindelse behandles ulike klagesaker, eventuelt pålegg om salg eller begjæringer om fravikelser. Det er viktig at svar på slike henvendelser gis snarest mulig.
Kundeavtalen
Borettslaget eller sameiets egen signerte kundeavtale med eventuelle tilleggskontrakter er tilgjengelig på Bonabo. Kundeavtalen omfatter alle tjenester og oppgaver Usbl utfører. Avtalen beskriver tydelig hva som inngår i det faste forretningsførerhonoraret og hva vi kan bistå med utover de faste, inkluderte tjenestene.
Retningslinjer for styrearbeid
Vi anbefaler at styret setter opp og vedtar noen retningslinjer som styret bør jobbe etter. Usbl har satt opp et forslag til slike retningslinjer for styrearbeidet i Bonabo, slik at arbeidet blir utført i henhold til de lover, regler og organisasjonspraksis som gjelder for dette området. Styret finner forslaget til retningslinjene i dokumentet Mal – Konstituerende styremøtereferat, som ligger i Bonabo under Styrearbeid og Dokumenter.
Personvern
Den som har det daglige ansvaret for borettslaget eller sameiet (styret) har også ansvaret for at personvernreglene overholdes. I den forbindelse må styret blant annet ha kontroll på følgende knyttet til behandling av personopplysninger:
Hvilke personopplysninger behandles? Dette bør man ha i en oversikt.
- Hvem har ansvar for behandlingen av personopplysninger i borettslaget/sameiet?
- Brukes det databehandlere til å behandle personopplysninger (som forretningsfører, it-selskaper mv.)?
- Er det inngått databehandleravtaler med disse?
- Hvor lenge skal personopplysningene oppbevares, og hvordan sikres det at sletting skjer?
- Hvordan sikres informasjon til de som det behandles personopplysninger om?
- Hvordan sikrer man rettighetene til de som opplysningene gjelder, som at de skal få innsyn i personopplysningene?
Boligbyggelagenes Storbyfellesskap har i samarbeid med eksterne rådgivere fra KPMG utarbeidet en veileder for styret med vedlegg. Denne veilederen skal forenkle styrets arbeid med å etterleve regelverket. Veilederen finner dere i Bonabo.