Trinn 2 – Sett deg inn i styrets oppgaver

Innkjøp til den daglige driften ordnes av styrets medlemmer eller vaktmester. Før større innkjøp eller arbeider igangsettes, bør det foreligge vedtak i et styrereferat. Det anbefales at det innhentes tilbud fra flere leverandører ved større anskaffelser.

Fakturaer betales etter attestasjon og anvisning av 2 personer i styret. Attestasjon er en bekreftelse på at varen/tjenesten er levert i henhold til bestillingen. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden kan betales. Det er styret i borettslaget eller sameiet som bestemmer, i konstituerende styremøte, hvem som har anvisningsrett.

Usbl anbefaler at et styremedlem anviser sammen med styreleder. De samme reglene er lagt til grunn ved godkjennelse av fakturaer på Portalen. Kostnader som berører styreleder eller annet styremedlem direkte, må anvises av to andre styremedlemmer. Spesielle refusjoner til styremedlemmer må dokumenteres og fremgå av styrevedtak.

Av borettslagets eller sameiets midler betaler Usbl i henhold til kundeavtalen uten særskilt anvisning: Renter og avdrag på lån, forsikringspremier, skatt, strøm, kommunale avgifter, forretningsførerhonorar, lønn til ansatte og andre faste utgifter.

Styret er ansvarlig for at nødvendig vedlikehold gjennomføres i borettslaget eller sameiet. Det kan være mange grunner til at vedlikeholdsarbeider igangsettes; nødvendighet, lovkrav, forlengelse av byggets levetid, økt trivsel eller annet. Uansett bakgrunn for vedlikeholdet har styret ansvar for at vedlikeholdet utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

Helt sentralt er det at styret er klar over sitt ansvar med hensyn til vedlikeholdet. Det er for eksempel borettslaget eller sameiets ansvar å vedlikeholde de ytre flatene av bygninger og vedlikehold av felles rom og arealer. Følger ikke borettslaget eller sameiet opp sin vedlikeholdsplikt kan styret komme i erstatningsansvar.

Nærmere informasjon om vedlikehold og hvilken bistand Usbl kan bistå styrene med i denne sammenheng, er beskrevet mer utdypende lenger bak i dette heftet.

Ved skade

Når en skade oppdages, er det viktig å snarest igangsette skadebegrensende tiltak og lokalisere skadeårsaken. Er det for eksempel vannlekkasje, ta kontakt med rørlegger.

Ved skade på bygning, som for eksempel tak, gulv, vegger og fast innredning, så er det bygningsforsikringen til borettslaget/sameiet som kommer til anvendelse. Beboer får kun dekket innbo og løsøre på sin innboforsikring.

Styret som forsikringstaker må melde inn skaden til oss på forsikring@usbl.no Skademeldingsskjema finnes på portalen. Dette gjelder skadetilfeller der borettslaget/sameiet er forsikret gjennom forsikringsselskap som Usbl har rammeavtale med. Er dere forsikret andre steder, ta direkte kontakt med forsikringsselskapet.

Forsikringsavtale

Det er styret i borettslaget/sameiet som har ansvaret for at boligmassen er tilstrekkelig forsikret. Usbl bistår med innhenting av tilbud på forsikring. Har dere spørsmål knyttet til forsikringsskader eller borettslaget/sameiets forsikringsavtale, ta kontakt på forsikring@usbl.no

I henhold til etiske regler for styrearbeid er de tillitsvalgte underlagt taushetsplikt om personlige og forretningsmessige forhold. Taushetsplikten er ment å skulle beskytte slike interesser, og er ikke noe tillitsvalgte kan påberope seg, for å beskytte egne interesser eller begrense den enkelte eiers alminnelige innsynsrett i styrets forhold og arbeid. Regelmessig og god informasjon fra styret til beboerne er viktig.

Portalen – styrets viktigste verktøy

Usbl har som målsetning å gjøre oppgavene stadig enklere for deg som tillitsvalgt i et borettslag eller sameie. Vi tilbyr derfor alle borettslag og sameier som vi forvalter tilgang til Portalen, et elektronisk styrerom.

Dette vil gjennom året være det viktigste verktøyet du har for å håndtere og anvise fakturaer, e-post/ SMS, innkalle til og avholde styremøter, kommunikasjon med beboere, elektronisk signering av diverse dokumenter, oversikt over kundeavtalen og annen form for dokumenthåndtering, skjemaoversikt med mer.

Portalen bør derfor være et naturlig valg i ditt daglige styrearbeid.

• Gå inn på usbl.portal.bbl.no
• Trykk på knappen «Registrer bruker» under feltene for brukernavn og passord.
• Fyll ut ditt navn og e-postadresse. Denne informasjonen må være helt lik det Usbl har registrert av navn og e-postadresse. Fornavn og etternavn må skrives med stor forbokstav.
• Deretter klikker du på «Bekreft». Dersom du får feilmelding «Registrering feilet», må du ringe oss på 22 98 38 00, slik at vi kan få lagt inn riktig navn og e-postadresse på deg.
• Du vil nå få en e-post som inneholder en link du må klikke på. På siden som åpner seg, kan du nå fritt velge ditt eget brukernavn og passord, med visse krav til oppbyggingen av passordet. Husk å bekrefte passordet.
• Klikk på knappen «Fullfør», og du kommer inn på Portalen.
• Dersom du glemmer passordet, trykk på knappen «Glemt passord» og følg instruksjonene i e-posten du da mottar.
• Brukerveiledninger finner du inne på Portalen etter innlogging.

Formålet med retningslinjene er å klargjøre de ønsker og krav som stilles til borettslagets eller sameiets tillitsvalgte. Disse ønsker og krav skal være en veileder og støtte i de tillitsvalgtes utøvelse av sine verv.

De tillitsvalgte i borettslaget eller sameiet forvalter på vegne av eierne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Gjennom årsmøtet blir de vist den tillit det er å forvalte felles eiendom og midler.

De tillitsvalgte skal ivareta borettslagets eller sameiets interesser og kan i anledning rettshandel for selskapet ikke ta imot godtgjørelse fra andre enn selskapet. Tillitsvalgte kan ikke begunstige seg selv eller gi andre særfordeler eller særbehandling, herunder bestikkelser, smøring og returprovisjon eller lignende.

Tillitsvalgte kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saker der vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse, jf. borettslagsloven (brl.) § 8-14 (for borettslag), jf. § 8-15, eierseksjonsloven § 59 (for boligsameier), aksjeloven § 6-27 (for boligaksjeselskap).

Det samme gjelder når det foreligger slike forhold for den tillitsvalgtes nære familie, slektninger, venner eller forretningsforbindelser. Tillitsvalgte plikter uoppfordret og uten ugrunnet varsel å meddele styrets øvrige medlemmer hvis det kan foreligge grunn til å reise spørsmål ved egen habilitet.

For å sikre effektiv ressursbruk bør styret innhente flere konkurrerende tilbud ved utførelse av større arbeider eller oppdrag for borettslaget eller sameiet. Styret kan ut fra borettslaget eller sameiets størrelse og aktivitet fastsette en beløpsgrense for hva som regnes som større beløp, og den fastsatte beløpsgrense opplyses i årsberetningen. Hvis styret i enkeltsaker finner å måtte fravike regelen skal dette opplyses i borettslaget eller sameiets årsberetning.

Tillitsvalgte honoreres normalt for sin innsats og resultater gjennom fastsettelse av styrehonorar på årsmøtet. Det ligger innenfor styrets alminnelige beslutningsmyndighet å ansette funksjonærer/vaktmestere.

Denne adgang bør ikke benyttes til å ansette eller honorere tillitsvalgte eller personer eller enheter som er omfattet av disse retningslinjenes punkt 4 på heltid, deltid eller for enkeltoppdrag. Hvis styret kommer til at et arbeid krever en særlig fagkyndighet, eller ikke kan utføres av andre enn tillitsvalgte eller personer eller enheter som er omfattet av punkt 4, kan dette likevel skje. Alt arbeid som gjelder slike forhold skal redegjøres av styret i årsberetningen.

I de tilfeller det er nødvendig for tillitsvalgte å ta fri fra lønnet arbeid for å delta i møter, kurs eller utføre arbeid for borettslaget eller sameiet, kan dokumentert tapt arbeidsfortjeneste erstattes. Alle utbetalinger av lønn og honorarer til tillitsvalgte, herunder dekning av tapt arbeidsfortjeneste, utover det årsmøtet har vedtatt, skal oppgis i årsberetningen og med angivelse av hvilke tillitsvalgte og hvilke beløp dette gjelder.

Tilsvarende skal alle utbetalinger til andre personer eller enheter som omfattes av punkt 4 oppgis i årsberetningen med angivelse av hvilke tillitsvalgte som forårsaker opplysningsplikten, hvilke beløp det gjelder og til hvilke personer eller enheter utbetalingene er foretatt. For å unngå uheldig kobling av ulike roller, bør tillitsvalgte som ansettes i borettslaget eller sameiet, tre tilbake fra sitt verv som tillitsvalgt.

Dette gjelder ikke hvis den tillitsvalgte er ansatt i stilling eller har utført oppdrag som er godkjent av årsmøtet. Kostnader forbundet med styrets møtevirksomhet skal spesifiseres i selskapets regnskap.

På første styremøte etter årsmøtet beslutter styret hvem som skal ha rett til å anvise fakturaer. Fakturaer godkjennes ved at styreleder/nestleder, samt et styremedlem godkjenner faktura i fellesskap. Godkjennelse av fakturaer i papirformat, gjøres ved full signatur, ikke bare med initialer.

Ingen kan attestere eller anvise for utbetalinger til seg selv eller til andre nære personer eller enheter som jf. punkt 4 gjør vedkommende inhabil. Alle utbetalinger til tillitsvalgte og/eller andre personer eller enheter som er omfattet av punkt 4, skal attesteres og anvises av minst to styremedlemmer som er å betrakte som habile. Alle slike utbetalinger skal inntas i styremøtereferatet, uansett beløp.

Utlegg for kostnader lagt ut av styrets medlemmer registreres i «Utleggsskjema» i Portalen.

De tillitsvalgte opptrer på vegne av borettslaget eller sameiet. Tillitsvalgte må derfor opptre hensynsfullt, aktsomt og forsiktig i sin kontakt med ansatte, eiere, leverandører og offentlige myndigheter.

Når tillitsvalgte på vegne av borettslaget eller sameiet opptrer i offentlige sammenhenger er det av stor betydning at borettslaget eller sameiet og bomiljøet omtales på en måte som ikke er egnet til å skade borettslaget eller sameiet, området eller bomiljøet.