Hopp til hovedinnhold

Trinn 2 – Sett deg inn i styrets oppgaver

Styrets ansvar er definert i borettslagsloven §§ 8-8 jf. 8-9 (for borettslag) og eierseksjonsloven §§ 57 og 58 (for eierseksjonssameier).

Generalforsamlingen/årsmøte (heretter kalt årsmøtet) har gitt styret rett og plikt til å forestå den daglige driften av borettslaget eller sameiet, og dere som sitter i styret forvalter på vegne av eierne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler.

Årshjulet du ser nedenfor oppsummerer noen av de viktigste oppgavene og hendelsene som du som styrerepresentant i ditt borettslag eller sameie står overfor gjennom året. Noen av oppgavene kommer fast innenfor de ulike årstidene som beskrevet, mens andre har vi valgt å legge til disse årstidene for å hjelpe dere med å spre oppgavene ut gjennom året, eller fordi de naturlig henger sammen med andre oppgaver i hver periode.

Grunnprinsipper for styrearbeid

I tillegg har vi beskrevet to løpende oppgaver som gjøres kontinuerlig. Dette er HMS-oppfølging og fakturahåndtering.

Alle borettslag og sameier er underlagt forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, til daglig kalt Internkontrollforskriften. Dette innebærer at styret er pålagt å ha et HMS-system de må jobbe systematisk med. Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslag og sameier planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten sin i samsvar med de krav somer fastsatt i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS). Vi har ytterligere beskrevet styrets ansvar innen HMS under tekniske tjenester i trinn 6.

Den andre løpende oppgaven er fakturahåndtering. Dette ansvaret er utfyllende beskrevet senere i dette avsnittet, samt under trinn 4 om økonomi.

I tillegg til disse to sentrale, administrative oppgavene, er det fire sentrale grunnprinsipper fra både borettslagsloven og eierseksjonsloven som ligger til grunn for styrearbeidet.

Styrets oppgaver

Styret skal sørge for at det drives forsvarlig vedlikehold av selskapets eiendom, og har ansvar for å vedta budsjett og fastsette felleskostnader. Styret gjennomgår og godkjenner regnskapet, skriver styrets årsberetning og forbereder og innkaller til årsmøte. Styret er også arbeidsgiver for borettslagets eller sameiets eventuelle ansatte, som for eksempel vaktmestere.

Styret godkjenner overdragelser og bytter av andeler/seksjoner, samt påser at husordensreglene og vedtekter følges. I den forbindelse behandles ulike klagesaker, eventuelt pålegg om salg eller begjæringer om fravikelser. Det er viktig at svar på slike henvendelser gis snarest mulig.

Innkjøp

Anvisning og betaling av fakturaer

Vedlikehold

Forsikring

Informasjon

Portalen

Slik kommer du i gang med Portalen

Kundeavtalen

Borettslaget eller sameiets egen signerte kundeavtale med eventuelle tilleggskontrakter er tilgjengelig på Portalen. Søk på dokumenttype «Kundeavtale». Kundeavtalen omfatter alle tjenester og oppgaver Usbl utfører og beskriver tydelig hva som inngår i det faste forretningsførerhonoraret og hva vi kan bistå med dersom dere har behov utover de faste, inkluderte tjenestene. Vi har splittet opp leveransen i 15 tjenester. Innenfor hver tjeneste beskrives det tydelig hva som er Usbl’s ansvar og hva som er ansvaret for dere i styret.

  1. Bokføring
  2. Periodiske rapporter
  3. Tredjepartsopplysninger
  4. Administrasjon av felleskostnader
  5. Elektronisk Portal
  6. Lønn for styret hos Kunden (styrehonorar)
  7. Banktjenester
  8. Budsjett
  9. Forsikring
  10. Årsmelding og innkalling til årsmøte
  11. Årsmøter, styremøter og beboermøter
  12. Forvaltningsmessig rådgivning
  13. Eierskifte/overdragelser og bruksoverlating/utleie
  14. Registrering, arkivering og videreformidling av opplysninger om Kunden
  15. Andre administrative oppgaver

Usbl tilbyr en rekke tilleggstjenester utover Kundeavtalen, og en del av disse er beskrevet under de ulike trinnene. Oppdrag som ikke inngår i ordinær forretningsførsel faktureres særskilt. Styret vil bli varslet om eventuelle ekstra kostnader i forkant. Oversikt over til en hver tid gjeldende priser finner du på Portalen som du finner mer informasjon om i trinn 2.

Retningslinjer for styrearbeid

Styret må hele tiden være seg bevisst det ansvaret de har for å handle for borettslagets eller sameiets beste. Vi anbefaler derfor at styret setter opp og vedtar noen retningslinjer som styret bør jobbe etter. Nedenfor har vi satt opp et forslag til slike retningslinjer for styrearbeidet, slik at arbeidet blir utført i henhold til de lover, regler og organisasjonspraksis som gjelder for dette området.

Del gjerne ut retningslinjene til styremedlemmene før første styremøte. Dette for at alle skal få anledning til å gjøre seg kjent med innholdet. Slike retningslinjer vil være med på å sikre en forsvarlig saksbehandling av de saker styret behandler.

Forslag til retningslinjer for styret

1. Formålet med retningslinjene

2. Forvalteransvar for fellesmidler

3. Tillitsvalgtes lojalitet til borettslaget eller sameiet

4. Tillitsvalgtes habilitet

5. Innhenting av tilbud – effektiv ressursbruk

6. Tillitsvalgtes belønning for innsats og resultater

7. Attestasjon og anvisning av utbetalinger - bruk av kontantutbetalinger

8. Personlig adferd

9. Forholdet til offentligheten