Hva er en forretningsfører - kort fortalt? 

Forretningsfører er en rolle som er ansatt for å ta hånd om den økonomiske og administrative driften av et boligselskap. Et boligselskap vil si et borettslag, sameie eller aksjelag. Det er vanlig at både borettslag, sameier og aksjelag får hjelp av en forretningsfører til å håndtere økonomi og regnskap, samt en rekke andre administrative oppgaver i løpet av året. Forretningsfører er personen, eller selskapet, som tar seg av oppgaver som regnskapsføring, budsjettstyring, fakturering og håndtering av juridiske spørsmål på boligselskapets vegne.

Kort oppsummert er rollen til en forretningsfører en blanding av daglig leder og regnskapsfører, som avlaster styret. Forretningsfører kan også være et selskap som tar seg av oppgavene på vegne av boligselskapet.

Det finnes mange som tilbyr sine tjenester innen forretningsførsel til borettslag og sameier. Usbl har all kompetanse som trengs for å være en komplett forretningsfører.

Hva gjør en forretningsfører?

– En forretningsfører er styrets støtte og medhjelper i driften av borettslag og sameier. Ansvaret som ligger på styremedlemmene høres skummelt ut, men vi har systemene som hjelper dem og kan holde styret i hånden, sier Heidi Østensen Hole fra Usbl. 

Ulike områder innen forretningsførsel er noe vi jobber med hver dag og vi har erfaringen og kompetansen som kommer styrene til gode. Styret kan lene seg på oss og få veiledningen som trengs. Usbl er et kompetansehus, og med oss som forretningsfører, har styret kontaktleddet inn til våre fagpersoner.

6 gode grunner for å bruke Usbl som forretningsfører

Hole mener det er spesielt 6 gode grunner for styrene å velge Usbl som forretningsfører:

• Du som sitter i styret i borettslag eller sameie får en fast kontaktperson, en “koordinator" som er trygg og tilgjengelig.
• Usbl har gode verktøy for dere i styret med en portal hvor dere har all nødvendig informasjon og helt oppdatert regnskap til enhver tid. I tillegg er det en beboerportal for informasjon til boligeierne.
• Usbl har all nødvendig kompetanse under samme tak, her finner du advokater, vaktmestere, prosjektledere, regnskapsførere og rådgivere. Vi har lang og bred erfaring og deler kompetanse på tvers av Usbl’s avdelinger.
• Vi utdanner, gjør opplæring og kurser både kontaktene og kundene våre slik de alltid er oppdatert
• Du får svar på spørsmål innen kort tid. Vi er kjent for å gi rask respons
• Med Usbl som forretningsfører, har du som sitter i styret, tilgang på all informasjon til både drift, vedlikehold og regnskap. 

Egen kontaktperson fra Usbl

Det skal være enkelt å få svar og hjelp når Usbl er forretningsfører for borettslaget eller sameiet. 

– Med en fast kontaktperson fra Usbl, vet styret alltid hvem de kan spørre og slipper å lete etter noen som kan hjelpe, sier Heidi Østensen Hole. 

– Det kan være enkle forespørsler, eller råd for håndtering av naboklager og konfliktsituasjoner. Kontaktpersonen kan gi styret god veiledning og hjelpe til å løse det meste. Og dersom det skulle bli nødvendig, kan vi i Usbl koble på en advokat, forteller hun. 

Forretningsfører vs. regnskapsfører

En forretningsfører og en regnskapsfører har forskjellige roller og ansvarsområder. Mens en regnskapsfører har ansvar for å føre virksomhetens regnskap, tar en forretningsfører seg av administrasjon og daglig forretningsvirksomhet. Det er vanlig at en forretningsfører også er en godkjent regnskapsfører og dermed kan ta seg av regnskapet.

En regnskapsfører har som hovedoppgave å føre regnskapet til en virksomhet. Dette inkluderer å registrere inntekter og utgifter, utarbeide balanse og resultatregnskap, og sørge for at virksomheten følger lovpålagte krav og regler. Regnskapsføreren kan også gi råd og veiledning om økonomi og skatt.

En forretningsfører har et bredere ansvarsområde enn en regnskapsfører. I tillegg til å føre regnskapet, tar en forretningsfører seg av administrasjon og daglig forretningsvirksomhet.

En ren regnskapsfører, tar seg av regnskapsførsel, mens en forretningsfører bistår styret slik at de får utført pålagte oppgaver for administrasjon av borettslag og sameier, slik som årsmøteprosessen. Budsjett og regnskap er en del av forretningsførselen. Borettslag og sameier er faktisk regnskapspliktige. Borettslag har også revisjonsplikt, det samme har boligsameier med 21 seksjoner eller flere. Med andre ord er disse boligselskapene faktisk lovpålagt å ha et regnskap.

– Som regnskapsfører håndterer vi bilag, krever inn husleie/felleskostnader og purrer dersom eierne ikke betaler. Og vi tar oss også av utbetaling av lønn. Det eneste styret trenger å gjøre, er å godkjenne leverandørfakturaene, forteller Hole. Det er alltid to i styret som godkjenner kostnadene, da som regel styrelederen og ett styremedlem.

– Regnskapsføreren sørger for pålagt rapportering av regnskap til myndighetene og årsregnskap til årsmøteinnkallingen. Forretningsfører lager også utkast til budsjett som  styret redigerer og beslutter, tilføyer hun.

Trygg styring av økonomien i borettslag og sameier

Som forretningsfører anbefaler Usbl nivået på fellesutgiftene slik at innbetalingen harmonerer med utgiftene. Styret kan beslutte å ta vekk utgifter eller legge til nye poster og til slutt vedta hva felleskostnadene for driftsutgiftene skal være.

– Styrene bestemmer, men med unntak av felleskostnader til nedbetaling av lån. Hvis rentene øker, må felleskostnadene opp, sier Heidi Østensen Hole. Felleskostnader, rente og avdrag må følge bankens nedbetalingsplan. 

– Dette styrer vi, så kan styret tenke drift, sier hun og tilføyer:

– Vi kommer med anbefalinger med hensyn til likviditet. Det må være samsvar med inn- og utbetalinger. Og vi anbefaler alle borettslag og sameier å sette av midler til renovering, vedlikehold og oppussing.

Kunnskap og trygghet til styremedlemmer

– Vi er alltid oppdaterte på nye lover og regler, noe som skal gi trygghet til kundene våre, sier Heidi Østensen Hole. Hun forteller at Usbl holder kurs for styremedlemmer og styreledere. 

– Her kan de lære mer om bruk av Bonabo, få bedre regnskapsforståelse, vite mer om ansvar og løsninger for styrearbeid og drift av borettslag og sameier samt å sette opp en god vedlikeholdsplan. Det arrangeres både temakvelder og digitale kurs, sier hun.

Artikkelen fortsetter under videoen: 

Bonabo er et verktøy til hjelp og administrasjon. Den tar også hensyn til personvern, og styret i borettslaget og sameiet anbefales å ha egne styre-e-poster slik at de unngår å bruke private e-postadresser.

Her ligger også viktige dokumenter som vedtekter og husordensregler, og styret kan blant annet signere møteprotokoller, godkjenne fakturaer og budsjetter i Bonabo. 

Oppfølging av HMS 

Alle styrer i borettslag og sameier er pålagt å overholde internkontrollforskriften som omhandler reglene for HMS - helse, miljø og sikkerhet.

– Vi i Usbl følger med og legger til rette slik at det skal være enklere for styrene å overholde regelverket, forteller Heidi Østensen Hole. 

– For eksempel: Hvis dere skal anlegge en lekeplass eller vil vite hvordan det skal utføres vedlikehold får dere hjelp av oss og veiledning så dere vet hva det innebærer, forklarer hun.

Usbl forhandler avtaler og rabatter for styrene

Som forretningsfører forhandler Usbl gode avtaler, blant annet innen forsikring og strøm som kommer borettslaget, sameiet og beboere til gode. 

– Når det kommer til serviceavtaler, for eksempel til renhold, vaktmestertjenester, vedlikehold av heiser osv., prøver vi å finne gode samarbeidspartnere og forhandle rabatter, forteller Hole.

Innen service kan ofte Usbl Boservice bistå borettslagene og sameiene.
 
– Vi leverer vaktmestertjenester, kan ta oss av snømåking, fjerne is og snø fra tak, plenklipping og andre typer oppdrag slik som vedlikehold av tekniske systemer som fjernvarme. Våre vaktmestere kommer med mye kompetanse, og alle har fagbrev innen noe som er relevant og praktisk for borettslag og sameier, sier hun.

I tillegg har Usbl Boservice mange erfarne og dyktige håndverkere som kan utføre de aller fleste oppgaver både innendørs og utendørs.

Hjelp til årsmøtet

I borettslagene og sameiene der Usbl er forretningsføreren, gir de råd og bidrar i prosessen i anledning årsmøter. I Bonabo finnes også maler for innkalling og årsberetning. 

– Styret kan legge til ekstrasaker som de ønsker å legge fram på årsmøtet, eller generalforsamlingen, som det har vært vanlig å kalle det i borettslag. Styret kan også bestille hjelp til å utforme forslag til vedtak.

Etter årsmøtet sammenstiller Usbl protokollen og legger den ut i Bonabo. Her finner man også alle dokumenter og innkalling i anledning møtet. 

– Vi prøver å spare papir på å dele informasjon og dokumenter digitalt, men vi kan sende alt ut på mail og fysisk i tillegg til å dele alt i Bonabo, forteller hun. 

Trender og fremtidsutsikter i forretningsførsel

Forretningsførsel er et felt som stadig utvikler seg og tilpasser seg endringer i samfunnet. Det er viktig å være oppdatert på de siste trendene og fremtidsutsiktene for å kunne tilby best mulig service til kundene.

En av de største trendene i forretningsførsel er økt bruk av teknologi. Digitale verktøy som skybaserte regnskapssystemer og automatiserte faktureringsprosesser gjør det enklere og mer effektivt å utføre oppgaver. Dette frigjør tid til å fokusere på mer verdiskapende oppgaver, som for eksempel rådgivning og strategisk planlegging.

En annen trend er økt fokus på bærekraft og miljøvennlighet. Flere og flere boligselskaper og sameier ønsker å redusere sitt klimaavtrykk og velger derfor forretningsførere som er flinke til å implementere miljøvennlige tiltak. Dette kan inkludere alt fra å installere solcellepaneler til å gjennomføre energieffektiviseringstiltak.

I tillegg er det en økende trend mot mer transparens og åpenhet i forretningsførsel. Mange kunder ønsker å ha innsyn i hvordan pengene deres blir brukt og hva som skjer i boligselskapet eller sameiet. Forretningsførere som er flinke til å kommunisere og gi god informasjon, vil derfor ha en fordel i markedet.

Ofte stilte spørsmål om forretningsfører:

Hva er de primære oppgavene til en forretningsfører?

En forretningsfører har som hovedoppgave å ta seg av den daglige driften av et sameie eller et borettslag. Dette inkluderer oppgaver som økonomisk styring, regnskapsføring, fakturering, budsjettstyring og håndtering av juridiske spørsmål på vegne av boligselskapet. Forretningsføreren er også ansvarlig for å administrere og følge opp vedlikeholdsarbeid og andre tjenester som boligselskapet har behov for.

Hvordan skiller rollen til en forretningsfører seg fra en regnskapsførers rolle?

Selv om både forretningsførere og regnskapsførere jobber med økonomi og regnskap, er det noen forskjeller mellom de to rollene. Mens en regnskapsfører primært fokuserer på å føre regnskap og rapportere økonomisk informasjon, har en forretningsfører en bredere rolle som også inkluderer administrasjon og drift av boligselskapet. Forretningsføreren har også et større ansvar for å håndtere juridiske spørsmål og samarbeide med styret i boligselskapet.

Kan hvem som helst bli forretningsfører, eller finnes det spesifikke krav?

For å bli forretningsfører er det vanligvis krav om at man har en relevant utdannelse og erfaring innen økonomi og administrasjon. Det er også vanlig at forretningsførere er medlemmer av bransjeorganisasjoner som Norges Takseringsforbund eller Norges Eiendomsmeglerforbund. Forretningsførere må også ha god kunnskap om relevant lovgivning og regelverk.

Hvilke ansvarsområder har en forretningsfører i et borettslag eller sameie?

En forretningsfører har et bredt ansvarsområde i et borettslag eller sameie, og jobber tett med styret for å sikre at driften går knirkefritt. Forretningsføreren håndterer økonomi og regnskap, sørger for at fellesarealer og bygninger er vedlikeholdt, og håndterer konflikter og juridiske spørsmål på vegne av borettslaget eller sameiet. Forretningsføreren er også ansvarlig for å organisere og lede sameiermøter og generalforsamlinger.