Eiendom og økonomi
Bytte forretningsfører i borettslag og sameier
Å bytte forretningsfører i sameiet eller borettslaget kan virke som en stor prosess, men i realiteten er det enklere enn mange tror.
Slik bytter dere forretningsfører - trinn for trinn
Trinn 1: Kartlegg styrets behov
Hva trenger dere hjelp til? Kun regnskapsførsel og budsjettering, og kanskje innkreving av felleskostnader og rådgivning om daglig drift? Eller flere tjenester som praktiske digitale løsninger for styre og beboere, oppfølging av forsikring og diverse avtaler, deltagelse i årsmøter, vaktmestertjenester med mer. Hent inn tilbud fra flere selskap, sammenlign tjenester og kostnader, men husk at det ikke alltid kun pris som gjelder. Også personlig oppfølging med egen rådgiver, erfaring og kompetanse, og høy kundetilfredshet bør være tellende.
Trinn 2: Valg av ny forretningsfører
Når dere har sammenlignet tilbud, velger styret i sameiet eller borettslaget den beste samarbeidspartneren – en forretningsfører som dekker borettslagets og sameiets ønsker og behov. Vedtaket bør protokollføres i et styremøtereferat.
Det kan være bestemmelser i vedtektene som sier at bytte av forretningsfører skal besluttes på generalforsamlingen eller årsmøte, og hos noen kreves det ⅔ flertall for å bytte.
Velger dere i styret Usbl som ny forretningsfører, kan dere være sikre på god oppfølging og bistand slik at overgangen blir smidig og enkel for dere (se trinn 5).
Trinn 3: Oppsigelse av eksisterende avtale
Den formelle delen med å si opp eksisterende avtale, er ofte det enkleste når dere bytter forretningsfører. Send et formelt brev om oppsigelse til nåværende forretningsfører i henhold til avtalens frist.
Trinn 4: Signer avtale med ny forretningsfører
Signer formelt avtalen med borettslagets/sameiets nye forretningsfører.
Trinn 5: Overtakelse med ny forretningsfører
Har dere valgt oss i Usbl som deres nye forretningsfører, vil vi sørge for alt det praktiske m.h.t. overføringer:
- Usbl hjelper til med å melde endringen til Brønnøysundregistrene.
- Vi innhenter alle nødvendige dokumenter som regnskap, beboerlister, vedtekter, lånedokumenter, m.m.
- Vi sørger for en smidig og feilfri overgang.
5 typiske tegn på at dere bør vurdere ny forretningsfører
- Dårlig tilgjengelighet og treg respons: Får styret raskt svar og god veiledning når dere trenger det? Lang ventetid og manglende oppfølging tærer på samarbeidet og er en typisk grunn til at mange bytter ut forretningsføreren
- Mangel på kompetanse og proaktivitet: Får dere ikke gode råd om vedlikehold, lovendringer eller økonomiske spørsmål? En god forretningsfører skal være en proaktiv sparringspartner.
- Høye kostnader og/eller uklare fakturaer: Oppleves avtalen som dyr i forhold til hva dere får? Er fakturaene vanskelige å forstå, eller dukker det opp uventede gebyrer?
- Mangelfulle digitale løsninger: Er forretningsførerens løsninger utdaterte, tungvinte og ikke tilpasset moderne styrearbeid og beboerkommunikasjon?
- Generell misnøye: Er det gjentatte klager fra både styret og beboere på måten boligselskapet blir forvaltet på?
Kan styret skifte forretningsfører når vi vil?
Ja, i utgangspunktet kan et borettslag eller sameie alltid bytte forretningsfører, men det er viktig å sjekke oppsigelsesfristen i den eksisterende avtalen.
De fleste avtaler har en gjensidig oppsigelsesfrist, ofte på 3–12 måneder før avtalens utløp. Styret må sørge for at oppsigelsen leveres i tide slik at dere unngår at avtalen automatisk forlenges.
Usbl som forretningsfører: Trygghet, erfaring og bred kompetanse
Usbl har lang erfaring med forretningsførsel for boligselskaper. Ved å velge oss får dere ikke bare en forretningsfører, men en komplett forvaltningspartner som sikrer at styret kan fokusere på boligselskapets beste.