Personvernerklæring – behandling av personopplysninger av Usbl

Usbl er en medlemsorganisasjon med hovedformål å bygge og forvalte boliger for medlemmene. Boligbyggelaget har et medlemsregister og administrerer et fordelsprogram.

Den viktigste fordelen for medlemmene i boligbyggelaget er muligheten til å benytte seg av forkjøpsretten for å skaffe seg bolig. Forkjøpsretten er basert på ansiennitet som kan være oppbygget gjennom mange års medlemskap. Dette innebærer behov for sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av medlemmenes personopplysninger, og ikke minst at disse opplysningene er registrert og samlet i et medlemsregister.

Enten du er medlem, bruker nettsidene våre og/eller er i kontakt med oss ved å motta vårt nyhetsbrev, vil Usbl behandle personopplysninger om deg. Når du blir medlem i Usbl, blir personopplysningene dine registrert i medlemsregisteret vårt. Disse opplysningene skal behandles i samsvar med personopplysningsloven og Usbl’s personvernerklæring skal gi deg trygghet om at dette skjer på en forsvarlig og sikker måte.

Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Boligbyggelaget Usbl ved administrerende direktør. Den daglige behandlingen og forvaltningen av medlemsregisteret og fordelsprogrammet, er delegert til Usbl’s medlemsavdeling.

Kontaktinformasjonen til Usbl er:
Adresse: Arbeidersamfunnets plass 1, 0181 OSLO
E-post: usbl@usbl.no
Telefon: 22 98 38 00
Organisasjonsnr.: 950 285 680

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte oss på ovennevnte.

Denne erklæringen gjelder også for datterselskaper av Usbl, herunder:

• Usbl Utbygging AS
• Storgata Invest AS
• Usbl Eiendom AS

Erklæringen gjelder tilsvarende for datterselskapene om det ikke er presisert at erklæringen gjelder spesielt for Usbl alene eller for de enkelte datterselskaper.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger (formålet)

Formålet med innsamlingen og registreringen av personopplysninger er i hovedsak å følge opp medlemskapet ditt på en god måte og håndtere personopplysninger knyttet til medlemskapet. I tillegg brukes opplysningene til å administrere og vedlikeholde medlemsregisteret, rettigheter tilknyttet bruk av forkjøpsrett og til å forbedre og markedsføre fordelsprogrammet som du kan benytte deg av som medlem.

Behandlingen av personopplysningene innebærer blant annet digitalt medlemsbevis, forvaltning av medlemsrettigheter knyttet til forkjøpsrett og ansiennitet, håndtering av andelskapitalen og kontingenter, oppfølging av medlemskapet, utsendelse av Usbl-magasinet og eventuelle nyhetsbrev, informere om og markedsføre Usbl’s produkter og tjenester, og fordelene som Usbl og Usbl’s samarbeidspartnere tilbyr gjennom fordelsprogrammet.

I forbindelse med informasjon om og markedsføring av produkter, tjenester og fordeler fra Usbl’s samarbeidspartnere, foregår all utlevering og behandling av personopplysninger i tråd med lovgivningen og til de formålene som er beskrevet i personvernerklæringen. Rammene for utlevering til og behandling av personopplysninger av tredjeparter fastsettes av Usbl. Det er ønskelig at du skal få tilgang til alle tilbud og fordeler som inngår i fordelsprogrammet, og i den forbindelse kan det være hensiktsmessig at tredjeparter bistår Usbl med dette.

Vi sender informasjon eller markedsføring av våre produkter, tjenester eller fordeler i e-post og pr. SMS til de som har samtykket til dette etter markedsføringsloven § 12. Du kan melde deg av mottak av slik kommunikasjon ved å trekke ditt samtykke eller å reservere deg mot markedsføring via telefon eller adressert post fra Usbl i Reservasjonsregisteret. Som medlem vil du motta informasjon og markedsføring fra oss om dine fordeler som Usbl-medlem. Du kan melde deg av på e-posten eller du kan reservere deg mot å motta informasjon ved å kontakte kundesenteret i Usbl på usbl@usbl.no / eller pr. telefon 22 98 38 00. Reserverer du deg som medlem, mottar du ikke direkte informasjon om dine medlemsfordeler.

Vi behandler også personopplysninger i forbindelse med prosjekter som utføres for boligselskapet knyttet til endring og utbedring av eiendom, og i den forbindelse samles det inn og behandles det kontaktopplysninger om beboere/eiere i borettslag/sameie, og medlemmer i styret i nevnte, samt informasjon knyttet til eiendommer som endres/utbedres. Slike personopplysninger vil behandles i prosjektets varighet og inntil garantitiden for prosjektet utløper.

Sosiale medier og søkemotorer

Vi benytter oss også av sosiale medier til å informere medlemmer og andre om våre produkter, tjenester og fordeler. Vi har en Facebook-side til dette formål, hvor Usbl er felles behandlingsansvarlig for deler av behandlingen av personopplysninger sammen med Facebook. Vi samler ikke inn personopplysninger selv på denne siden, men ved å benytte seg av siden vil det kunne samles inn og behandles personopplysninger fra besøkende på Facebook-siden, både de som er registrert i Facebook og andre. For mer informasjon om hva som samles inn og behandles av personopplysninger på Facebook-sider, se personvernerklæringen til Facebook.

Vi bruker tjenester fra Facebook (blant annet Remarketing og Custom Audience) for nettstedsanalyse og for å levere målrettet annonsering på og utenfor Facebook, annonseinnsikt og konverteringsmåling, publikumsgenerering og remarketing, basert på de data fra våre medlemmer og de som besøker våre nettsider. Data som benyttes er navn, epostadresse og telefonnummer (kontaktopplysninger). Informasjonen kan lastes opp til Facebook i forbindelse med publikumsgenerering til relevante markedsføringskampanjer fra oss, og dette skjer da i tråd med Facebooks funksjonalitet og rutiner for sikker opplasting, behandling, anonymisering og sletting. Informasjonen som samles inn av Facebook kan lagres på Facebooks servere, blant annet i USA. Overføring til USA skjer etter EUs standard kontraktsbestemmelser (SCC).

Du kan lese mer og kontrollere sporings- og annonseinnstillingene dine på Facebook her: https://www.facebook.com/about/ads/.

Du kan lese mer om Facebooks Custom Audiences her: https://www.facebook.com/business/help/341425252616329.

Vi benytter også tjenester fra Google (som Google Match og Google Analytics) for bl.a. nettstedsanalyse og for å levere målrettet annonsering, annonseinnsikt og konverteringsmåling, publikumsgenerering og remarketing, basert på de data fra våre medlemmer og de som besøker våre nettsider. Data som benyttes er navn, epostadresse og telefonnummer (kontaktopplysninger). Informasjonen kan lastes opp til Google i forbindelse med publikumsgenerering til relevante markedsføringskampanjer fra oss, og dette skjer da i tråd med Googles funksjonalitet og rutiner for sikker opplasting, behandling, anonymisering og sletting. Informasjonen som samles inn av Google kan lagres på Googles servere, men kun innenfor EØS-området.

Les mer om Google Match her: https://support.google.com/google-ads/answer/6379332?hl=no og om Googles bruk av personopplysninger her: https://policies.google.com/privacy?hl=no.  

Behandlingen av personopplysninger ved bruk av tjenester fra Facebook og Google, herunder overføring av kontaktopplysninger til nevnte, gjøres på grunnlag av berettiget interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f), ved at Usbl anser å ha en berettiget interesse i å kommunisere med tidligere, eksisterende og potensielle medlemmer. Det er vurdert at behandlingen er ikke å anse som så omfattende veid opp mot de registrertes interesser eller rettigheter, spesielt siden det er kun kontaktopplysninger som behandles.

Hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

Medlemsopplysninger

Når du blir medlem i Usbl registreres følgende opplysninger om deg i medlemsregisteret: navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-postadresse, dato for innmeldingen og dato for innbetaling av andelsinnskudd og medlemskontingent. Disse opplysningene er nødvendige for at Usbl skal kunne administrere medlemskapet ditt. Medlemsnummeret ditt tildeles og registreres av Usbl. Ved behov vil Usbl også kunne innhente og registrere personopplysninger fra andre kilder, for eksempel kontaktinformasjon fra Folkeregisteret og opplysninger fra samarbeidspartnere i fordelsprogrammet.

Dersom du bruker skjemaene på nettsidene kan du bli bedt om å sende oss informasjon, legge ved dokumenter, eventuelle beskjeder og signaturen din. Målet med å ha integrerte skjemaer er å kunne yte best mulig service, samt å besvare din henvendelse. Ingen av opplysningene du gir fra deg blir gitt eller solgt videre til tredjeparter med mindre dette står tydelig beskrevet i skjemaet.

I skjemaene blir du bedt om å fylle inn alle felt som er nødvendige for å behandle henvendelsen din. Dette er for å unngå spam og andre useriøse henvendelser. Det er likevel frivillig å oppgi opplysninger i de integrerte skjemaene på nettsidene. Ønsker du ikke å oppgi den nødvendige informasjonen på nettsidene, kan du sende e-post eller ringe direkte til Usbl’s kundesenter. Du kan også møte opp på et av våre kontorer, eller sende vanlig brev i posten.

Medlemsopplysninger behandles på grunnlag av avtalen vi har med deg som medlem. Dersom det behandles personopplysninger ut over det som kreves etter medlemsavtalen, vil det behandles etter en interesseavveining for å sikre at dine rettigheter er ivaretatt, eller etter samtykke, om det er viktig at du er klar over behandlingen og har akseptert denne.
I tillegg til ovennevnte gjennomfører vi kundetilfredshetsundersøkelser, hvor vi ber om at medlemmene besvarer spørsmål knyttet til tjenester og andre forhold ved medlemskapet. Disse opplysningene vil bli grunnlag for rapporter og statistikk som ikke inneholder personopplysninger, og de enkelte besvarelser som inneholder personopplysninger slettes.

Opplysninger om ikke-medlemmer

Melder du din interesse som boligkjøper eller ønsker informasjon fra oss om våre produkter og tjenester, vil vi i denne forbindelse behandle personopplysninger for utsendelse av informasjon, i hovedsak e-postadresse. Behandlingen skjer da på grunnlag av avtale med deg eller samtykke.

Vi vil også besvare henvendelser som kommer inn til oss, hvor kontaktopplysninger og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen vil bli behandlet. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig for oss for å hjelpe deg med det du lurer på.

Deltakelse i medlemsfordelsprogrammet

Som medlem i Usbl vil du motta kunne delta i Usbls medlemsfordelsprogram. Dette gjøres gjennom nettside og app som du kan laste ned. Usbl's medlemsprogram administreres og håndteres av BBL Pivotal, som databehandler for Usbl. Personopplysninger som behandles ved medlemsfordelsprogrammet er kontaktopplysninger om deg fra Usbl's medlemsregister (som er navn, adresse, fødselsdato, e-post og telefon), samt eventuelt opplysninger om medlemmets husstand (for å kunne gi informasjon om relevante fordeler) som husstand, antall familiemedlemmer, hytte og bil.

I tillegg behandles det informasjon som du har oppgitt ved tilknytning til medlemsfordelsprogrammet som preferanser for relevant kommunikasjon, opplysninger om bankkontonummer, debetkortnummer og kredittkortnummer, transaksjoner som er gjort i medlemsfordelsprogrammet samt opplysninger om opptjent bonus og uttak av bonus i programmet. Siden medlemsfordelsprogrammet administreres elektronisk, vil også tekniske opplysninger om enheten som appen benyttes på samt og aktivitetslogger fra IT-systemer og tjenester behandles og lagres i IT-systemene for å yte tjenestene og kunne gi support. Personopplysningene behandles så lenge de er nødvendige for å yte deg som medlem fordelene i programmet. 

Opplysninger om beboere i forvaltede lag

Usbl behandler personopplysninger om beboere når Usbl bistå styrene i boligselskaper som rådgivere. For deler av rådgivningen vil Usbl være å anse som behandlingsansvarlig, og behandler opplysningene på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at rådgivning er en del av de tjenester Usbl skal yte overfor boligselskapene, og Usbl har derfor en berettiget interesse av å behandle opplysningene som en del av sin virksomhet. Behandlingen er ikke å anse som så omfattende veid opp mot de registrertes interesser eller rettigheter.

Opplysninger om leietakere ved utleie

Usbl behandler personopplysninger om leietakere når Usbl leier ut leiligheter, og vil være behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Slike opplysninger vil omfatte kontaktopplysninger til leietaker, og kan også omfatte andre opplysninger knyttet til leietaker og leieforholdet. Personopplysningene kan også omfatte andre i leietakers familie. Behandlingen av personopplysningene vil ha grunnlag i oppfyllelse av avtale med leietakeren (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

Opplysninger om kjøpere av bolig fra Usbl Utbygging AS

Usbl behandler personopplysninger om potensielle og faktiske kjøpere av bolig fra Usbl Utbygging AS, og Usbl vil være behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Slike opplysninger vil omfatte kontaktopplysninger om potensielle og faktiske kjøpere, som har meldt sin interesse og kan også omfatte andre opplysninger knyttet til kjøpet, herunder preferanser for boligen, fødselsnummer og finansielle forhold knyttet til tinglysing og kjøpekontrakt. Opplysningene benyttes til å sende informasjon om prosjekter til potensielle kjøpere, og å oppfylle kjøpsavtale med faktiske kjøpere. Kontaktopplysninger for de som har meldt seg som interessenter for boligprosjekter vil overført til megler (som egen behandlingsansvarlig) for å følge opp interessentene. Behandlingen av personopplysningene vil ha grunnlag samtykke ved utsendelse av informasjon samt at det er nødvendig å behandle opplysningene i forberedelse til eller oppfyllelse av avtale med kjøperen (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

Regnskapsføreroppdrag

Usbl er regnskapsfører for boligselskaper, og vil da motta personopplysninger i denne sammenheng. Det vil være boligselskapet som er behandlingsansvarlig for personopplysningene, og som oversender disse til Usbl som databehandler etter oppdragsavtalen og tilhørende databehandleravtale.

Gjennom regnskapsførerregelverket er Usbl som regnskapsfører påkrevd å oppbevare oppdragsdokumentasjon. Oppdragsdokumentasjon består av grunnlagsmateriale for det arbeidet som gjøres, samt dokumentasjon av selve arbeidet. Det kan for eksempel være mottatte timelister, informasjon om lønnstrekk som skal foretas, etc. I tillegg består oppdragsdokumentasjonen av en del opplysninger og dokumentasjon om boligselskapet som kunde, slik som reelle rettighetshavere, den som handler på vegne av kunden, undersøkelser om mistenkelige transaksjoner i henhold til hvitvaskingsloven, etc.

Usbl er som regnskapsfører selv behandlingsansvarlig for disse personopplysningene som omhandler boligselskapet, herunder boligselskapets kontaktpersoner, styre mv. Behandling og oppbevaring av slike opplysningene er hjemlet i regnskapsførerloven med tilhørende forskrift, God regnskapsføringsskikk og tilstøtende lovverk, som bl.a. hvitvaskingsloven, som det er anledning til å behandle etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Opplysningene deles kun med boligselskapet som kunde, samt offentlige myndigheter etter særskilt hjemmel (for eksempel regnskapsførerloven, skatteforvaltningsloven og hvitvaskingsloven). Usbl lagrer personopplysningene i henhold til det aktuelle lovkrav, hovedsakelig i 5 år fra årets slutt, eller så lenge kundeforholdet varer og inntil 5 år etter at kundeforholdet avsluttes.

Potensielle arbeidstakere

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med rekruttering av nye arbeidstakere til Usbl. Formålet med behandlingen av personopplysningene er da rekruttering, samt å behandle søknad fra den registrerte.

Behandlingen gjøres med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, og de berettigede interessene som forfølges av Usbl er å rekruttere ansatte som er nødvendig for at Usbl skal få de nødvendige ressurser. De opplysninger som samles inn er kun de opplysninger som er nødvendig for å foreta en forsvarlig rekruttering. Det er vurdert at den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter ikke vil overstige Usbl berettigede interesse til å behandle personopplysningene, siden opplysningene som behandles er gitt fra den registrerte (med unntak av referanser, som den registrerte har henvist til), og at behandlingen skjer kun i tilknytning til en søknad om stilling som er til fordel for og i den registrertes interesse.

Det vil bli innhentet opplysninger fra referanser som søker på stilling selv har oppgitt, og det vil da bli innhentet kun opplysninger som er relevant for søknaden til stilling som er gitt.

Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering vil være: Søknad, CV, attester, uttalelser fra referanser, bakgrunnssjekker, vitnemål, interne vurderinger, intervjureferater, og notater fra nevnte. I tillegg vil det kunne gjennomføres personlighetstester eller evnetester, og dette gjøres etter samtykke fra søker.

Informasjonskapsler

For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvern ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss, se kontaktinformasjon på usbl.no. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Hvordan oppbevares, sikres og slettes opplysningene?

Usbl lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.

Alle registrerte personopplysninger om medlemmer lagres og oppbevares i medlemsregisteret. Melder du deg ut av Usbl eller utelukkes som medlem etter reglene i boligbyggelagsloven og Usbl’s vedtekter, eller betaler du ikke medlemskontingenten i Usbl, vil personopplysningene om deg bli slettet.

Vi vil likevel oppbevare enkelte opplysninger for å dokumentere historikken.
Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte oss eller å benytte lenken for å trekke samtykke nederst i e-poster du mottar fra oss.

Hvordan sikres opplysningene i medlemsregisteret?

Kun medarbeidere i Usbl har tilgang til medlemsregisteret. Tilgangen er regulert med adgangskontroll og passord. Usbl behandler opplysningene på en trygg måte og i henhold til personopplysningslovens krav om integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet.

Hvordan kan du få innsyn i eller endre registrerte personopplysninger?

Du har rett til innsyn i opplysningene som er registrert om deg. Dersom opplysningene er ufullstendige eller feil, kan du kreve at disse blir rettet.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Usbl bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Mer informasjon?

Dersom du har spørsmål knyttet til medlemsregisteret, ønsker innsyn, ønsker å reservere deg eller be om retting eller sletting kan du kontakte kundesenteret til Usbl på usbl@usbl.no eller telefon 22 98 38 00.