Personvernerklæring for Usbl

Når du blir medlem i Usbl, blir personopplysningene dine registrert i medlemsregisteret vårt. Alle personopplysninger behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder personopplysningsloven og GDPR.

Usbl setter personvernet ditt høyt, og vår personvernerklæring skal gi deg trygghet om at vår behandling skjer på en forsvarlig og sikker måte. Erklæringen gjelder også for våre datterselskaper, med mindre det uttrykkelig fremgår at den kun gjelder for Usbl alene eller et spesifikt datterselskap.

Nedenfor finner du nærmere informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

1. Behandlingsansvarlig

Administrerende direktør i Usbl er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger. Den daglige behandlingen er delegert til vår medlemsavdeling ved kundesenteret.

Dersom du har spørsmål vedrørende vår håndtering av dine personopplysninger, er kontaktinformasjonen følgende:

Adresse: Arbeidersamfunnets plass 1, 0181 OSLO E-post: usbl@usbl.no Telefon: 22 98 38 00

2. Hvorfor samler vi inn personopplysninger (formålet)

Vi samler inn personopplysninger for å administrere medlemskapet ditt, håndtere forkjøpsretten og forbedre fordelsprogrammet vårt.

Opplysningene brukes til digitalt medlemsbevis, forvaltning av medlemsrettigheter, håndtering av kontingenter, utsendelse av Usbl-magasinet og nyhetsbrev, samt markedsføring av Usbl’s produkter og tjenester.

Vi deler personopplysninger med samarbeidspartnere for å tilby fordeler gjennom fordelsprogrammet. All behandling skjer i tråd med lovgivningen og til de formålene som er beskrevet i personvernerklæringen.

Informasjon og markedsføring av våre produkter, tjenester eller fordeler sendes som hovedregel via e-post. SMS sendes til de som har samtykket til dette, jf. markeringsføringsloven § 12. Du kan melde deg av ved å trekke ditt samtykke. For å endre dine samtykker må du logge deg inn på Bonabo eller kontakte kundesenteret på usbl@usbl.no eller per telefon 22 98 38 00. Reserverer du deg som medlem, mottar du ikke direkte informasjon om dine medlemsfordeler.

Du kan reservere deg mot markedsføring via adressert post fra Usbl i Reservasjonsregisteret.

Vi behandler også personopplysninger i forbindelse med prosjekter for boligselskaper knyttet til endring og utbedring av eiendom, herunder kontaktopplysninger om eiendommen, styret, beboere og eiere. Slike personopplysninger vil behandles i prosjektets varighet og inntil garantitiden for prosjektet utløper.

3. Bruk av sosiale medier og tredjepartstjenester

Vi benytter oss av sosiale medier for å informere om våre tjenester og fordeler. Usbl er felles behandlingsansvarlig med Facebook for personopplysninger knyttet til vår Facebook-side. Vi samler ikke inn personopplysninger direkte, men Facebook kan samle inn data fra besøkende. Les mer i Facebooks personvernerklæring. Vi bruker også tjenester fra Facebook (blant annet Remarketing og Custom Audiences) og Googles tjenester (som Google Match og Analytics) for nettstedsanalyse, målrettet annonsering, annonseinnsikt og konverteringsmåling. Til dette formålet benytter vi kontaktopplysninger som navn, e-post og telefonnummer, som kan lastes opp til Facebook og Google i tråd med deres rutiner for sikker behandling og sletting. Data kan lagres i henholdsvis USA (Facebook, iht. SCC) og EØS (Google).

Behandlingen skjer med grunnlag i vår berettigede interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) i å kommunisere med tidligere, nåværende og potensielle medlemmer, og vurderes ikke som inngripende da det kun er kontaktopplysninger som behandles.

4. Vår behandling av personopplysninger

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

4.1 Medlemsopplysninger

Når du blir medlem i Usbl, registreres nødvendige opplysninger som navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-postadresse, innmeldingsdato, og informasjon om innbetalinger. Disse opplysningene behandles for å administrere ditt medlemskap, herunder registrering av ansiennitet i forbindelse med kjøp og leie av bolig, utsending av kontingentkrav, samt ved overføring/eierskifte av medlemskap.

Usbl kan også innhente kontaktinformasjon fra Folkeregisteret og samarbeidspartnere som megler/advokater, for eksempel i forbindelse med behandling av saker om forkjøpsrett. Vi behandler da opplysninger som nevnt ovenfor for å avklare hvem som blir kjøper av en bolig ut fra ansiennitet i samsvar med vedtektene i boligselskapet. Behandlingen er nødvendig etter rettslige forpliktelser i borettslagsloven, lov om eierseksjoner, lov om boligbyggelag, samt vedtektene til Usbl.

Behandlingen av medlemsopplysninger skjer med grunnlag i medlemsavtalen og opplysningene lagres så lenge du er medlem i Usbl. Ved eventuell behandling utover dette, skjer det etter interesseavveining eller samtykke.

Vi gjennomfører jevnlig kundeundersøkelser for å forbedre våre tjenester. Svarene anonymiseres, og eventuelle personopplysninger slettes etter endt bruk.

4.2 Skjemaer på nettsiden til Usbl

Dersom du benytter skjemaer på våre nettsider, kan du bli bedt om å sende informasjon, vedlegge dokumenter og signaturen din. Formålet er å besvare din henvendelse og yte best mulig service. Det er frivillig å oppgi informasjon via skjemaene, og du kan alternativt kontakte oss per telefon, e-post, brev eller ved personlig oppmøte. Ingen av opplysningene du gir fra deg blir gitt eller solgt videre til tredjeparter med mindre dette står tydelig beskrevet i skjemaet.

4.3 Opplysninger om ikke-medlemmer

Dersom du melder interesse som boligkjøper eller ber om informasjon om våre tjenester, behandler vi kontaktopplysninger, primært e-post, for å sende deg relevant informasjon. Dette gjøres med grunnlag i avtale eller samtykke.

Vi vil også besvare henvendelser som kommer inn til oss, hvor kontaktopplysninger og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen vil bli behandlet. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig for oss for å hjelpe deg med det du lurer på.

4.4 Deltakelse i medlemsfordelsprogrammet

Som medlem kan du delta i medlemsfordelsprogrammet til Usbl via nettside og app. Programmet administreres av BBL Pivotal på vegne av Usbl. Vi behandler kontaktinformasjon fra medlemsregisteret (navn, adresse, fødselsdato, e-post og telefon), samt eventuelle opplysninger om husstanden for å tilpasse relevante fordeler.

Vi behandler også informasjon du selv oppgir, som kommunikasjonsvalg, konto- og kortopplysninger, transaksjoner, samt opptjent og brukt bonus. I tillegg samles tekniske data fra enheten du bruker, og aktivitetslogger, for å sikre drift og brukerstøtte. Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å levere fordelene i programmet.

4.5 Opplysninger om beboere i forvaltede lag

Usbl behandler personopplysninger om beboere når Usbl bistå styrene i boligselskaper som rådgivere. For deler av rådgivningen vil Usbl være å anse som behandlingsansvarlig, og behandler opplysningene på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at rådgivning er en del av de tjenester Usbl skal yte overfor boligselskapene, og Usbl har derfor en berettiget interesse av å behandle opplysningene som en del av sin virksomhet. Behandlingen er ikke å anse som så omfattende veid opp mot de registrertes interesser eller rettigheter.

4.6 Opplysninger om leietakere ved utleie

Usbl behandler personopplysninger om leietakere når Usbl leier ut leiligheter, og vil være behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Slike opplysninger vil omfatte kontaktopplysninger til leietaker, og kan også omfatte andre opplysninger knyttet til leietaker og leieforholdet. Personopplysningene kan også omfatte andre i leietakers familie. Behandlingen av personopplysningene vil ha grunnlag i oppfyllelse av avtale med leietakeren (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

4.7 Opplysninger om kjøpere av bolig fra Usbl Utbygging AS

Usbl behandler personopplysninger om potensielle og faktiske kjøpere av bolig fra Usbl Utbygging AS, og Usbl vil være behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Slike opplysninger vil omfatte kontaktopplysninger om potensielle og faktiske kjøpere som har meldt sin interesse, samt andre opplysninger knyttet til kjøpet, herunder preferanser for boligen, fødselsnummer og finansielle forhold knyttet til tinglysing og kjøpekontrakt.

Opplysningene brukes til å sende informasjon om prosjekter til interessenter og til å oppfylle kjøpsavtaler til faktiske kjøpere, herunder håndtering av reklamasjoner, oppfølging og overtakelse av bolig. Kontaktinformasjon til interessenter overføres også til megler, som er egen behandlingsansvarlig. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke (for utsendelse av informasjon) og for å forberede eller oppfylle kjøpsavtaler (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).

4.8 Regnskapsføreroppdrag

Når Usbl utfører regnskapsføring for boligselskaper, mottas personopplysninger som databehandler på vegne av boligselskapet, som er behandlingsansvarlig. Behandlingen reguleres av oppdrags- og databehandleravtale.

Som regnskapsfører, må Usbl i henhold til regnskapsførerregelverket oppbevare oppdragsdokumentasjon, som kan inneholde lønnsgrunnlag, timelister og opplysninger om boligselskapet, som reelle rettighetshavere og undersøkelser etter hvitvaskingsloven.

Usbl er behandlingsansvarlig for personopplysninger knyttet til boligselskapets kontaktpersoner og styre mv. Behandling og oppbevaring av slike opplysningene er hjemlet i regnskapsførerloven med tilhørende forskrift, God regnskapsføringsskikk og tilstøtende lovverk, som bl.a. hvitvaskingsloven, som det er anledning til å behandle etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Opplysningene deles kun med boligselskapet som kunde, samt offentlige myndigheter etter særskilt hjemmel. Usbl lagrer personopplysningene i henhold til det aktuelle lovkrav, hovedsakelig i 5 år fra årets slutt, eller så lenge kundeforholdet varer og inntil 5 år etter at kundeforholdet avsluttes.

4.9 Potensielle arbeidstakere

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med rekruttering av nye arbeidstakere til Usbl. Formålet med behandlingen av personopplysningene er da rekruttering, samt å behandle søknad fra den registrerte.

Behandlingen skjer på grunnlag av Usbls berettigede interesse i å rekruttere nødvendige ansatte (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Det behandles kun relevante opplysninger som er nødvendige for en forsvarlig vurdering av søknaden. Dette gjelder primært informasjon søkeren selv har oppgitt. Opplysninger innhentet fra referanser er begrenset til det som er relevant for stillingen, og referansene skal være oppgitt av søkeren.

Det er vurdert at Usbls interesse i å behandle opplysningene ikke overstiger den registrertes rettigheter og friheter. Det samles kun inn nødvendige opplysninger, som CV, søknad, attester, vitnemål, referanser (oppgitt av søker), intervjureferater og interne vurderinger. Eventuelle personlighetstester eller evnetester gjennomføres kun etter søkerens samtykke.

5. Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å samle informasjon om bruken av våre nettsider, slik at vi kan tilpasse opplevelsen for brukerne. Du kan lese mer om hvilke cookies vi bruker her.

Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvern ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

6. Dine rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no. For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss, se kontaktinformasjon på usbl.no. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

7. Hvordan oppbevares, sikres og slettes opplysningene?

Usbl lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.

Alle registrerte personopplysninger om medlemmer lagres og oppbevares i medlemsregisteret. Ved utmelding, manglende betaling av medlemskontingent eller eksklusjon som medlem etter reglene i boligbyggelagsloven og Usbl’s vedtekter, vil personopplysningene om deg bli slettet. Enkelte opplysningene vil likevel oppbevares for å dokumentere historikken.

Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å kontakte oss eller bruke lenken nederst i våre e-poster.

8. Hvordan sikres opplysningene i medlemsregisteret?

Kun medarbeidere i Usbl har tilgang til medlemsregisteret. Tilgangen er regulert med adgangskontroll og passord. Usbl behandler opplysningene på en trygg måte og i henhold til personopplysningslovens krav om integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet.

9. Hvordan kan du få innsyn i eller endre registrerte personopplysninger?

Du har rett til innsyn i opplysningene som er registrert om deg. Dersom opplysningene er ufullstendige eller feil, kan du kreve at disse blir rettet.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

10. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi deler ikke personopplysningene dine med tredjeparter med mindre vi har et lovlig grunnlag for det, for eksempel avtale med deg eller en rettslig forpliktelse.

Usbl bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

All behandling av personopplysninger skjer innenfor EU/EØS.

11. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med det som er beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Mer informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet, finner du her: www.datatilsynet.no

12. Endringer

Ved endringer i våre tjenester eller i regelverket for behandling av personopplysninger, kan innholdet i personvernerklæringen bli oppdatert. Dersom vi har dine kontaktopplysninger, vil du få beskjed om vesentlige endringer.

Oppdatert informasjon vil alltid være tilgjengelig på våre nettsider.

13. Mer informasjon?

Dersom du har spørsmål knyttet til medlemsregisteret, ønsker innsyn, ønsker å reservere deg eller be om retting eller sletting, kan du kontakte kundesenteret til Usbl på usbl@usbl.no eller telefon 22 98 38 00.