For mindre boligselskaper vil det av og til bare være nødvendig med enklere bistand i form av regnskapsførsel. En slik avtale innebærer at Usbl ivaretar regnskap, ligningsoppgaver, innkreving av felleskostnader, og styreportalen med elektronisk fakturabehandling.

Usbl kan tilby både E-faktura og avtalegiro på felleskostnadene overfor beboerne.

Anvisning av fakturaer via styreportalen (E-faktura)

Hvis boligselskapet har inngått avtale om elektronisk fakturabehandling er styret pliktig til å orientere leverandører om korrekt fakturaadresse.

Leverandørene kan enten sende faktura pr. e-post til faktura@usbl.no eller pr. post til:

"Boligselskapets navn”
c/o Fakturamottak
Pb. 4391 Vika
8608 Mo i Rana

Boligselskap som benytter e-faktura kan nå også sende enkeltstående faktura i e-post til faktura@usbl.no.

Fakturaen vil følge samme fakturaflyt som papirfakturaene som skannes, og de vil komme til styreportalen for godkjenning.

Har du en enkeltstående papirfaktura liggende som tilhører boligselskapet, så kan du skanne den og sende den på e-post, eller kanskje boligselskapet har en leverandør som ønsker å sende faktura på e-post?

Det er nå mulig!

E-postadresse: faktura@usbl.no

Følgende forutsetninger gjelder for e-post:

• Kun én faktura pr e-post
• Faktura legges med som vedlegg i e-posten, og vedlegget må ha filtype .pdf eller .tiff
• Maksimal størrelse på vedlegget er 2MB
• Kun originalfaktura, ikke betalingsvarsel. Betalingsvarsel vil bli filtrert ut uten varsel til styret.
• Eventuelle underlag til faktura må legges inn i samme dokument som fakturaen
• Vedleggets filnavn må ikke inneholde æøå
• Det er IKKE mulig å slå sammen flere filer i en .zip-fil eller at et .pdf-dokument inneholder flere faktura
• Teksten i e-posten blir ikke lest manuelt, og det er ikke mulig å gi beskjeder i e-posten.
• Innsender får bekreftelse på e-post på mottatt faktura
• Oppsummert så er dette en løsning hvor man enkelt kan sende enkeltstående faktura på
   e-post til Usbl som forretningsfører.

Fordeler:

• Rask og effektiv behandling av papirfaktura
• Sparer porto
• Sparer miljøet (mindre bruk av papir)